Klinik skal sikre backup ved skifte af elektronisk system

Kritik

Behandlingssted A (CVR.nr.: ████) får kritik for den måde, de har behandlet dit ønske om aktindsigt på.

Behandlingssted A får også kritik for deres måde at opbevare journalen på.

Klagen

Du har klaget over, at:

• du ikke fik aktindsigt i din journal.

Sagsfremstilling

I perioden fra den 20. december 2023 til den 15. marts 2024 blev du behandlet med laser i skønhedsklinikken Behandlingssted A.

Den 14. maj 2024 bad du om aktindsigt i din journal.

Du har oplyst, at du gentagne gange havde forsøgt at komme i kontakt med Behandlingssted A for at få udleveret din journal. Det havde ikke været muligt. Det var meget frustrerende, fordi du gerne ville have en klar forståelse af, hvad der var sket med din hud.

Behandlingssted A har oplyst, at de i forbindelse med skifte af klinikkens elektroniske system desværre ikke har adgang til tidligere journaler. De er i kontakt med journalsystemsudbyderen for at få genskabt adgang til din journal, så de kan sende de relevante oplysninger.

Begrundelse

Reglerne om aktindsigt og opbevaring

En patient har ret til aktindsigt i sin journal.

En patient har ret til at få hele journalen. Det gælder også materiale, som fx lægeerklæringer, røntgenbilleder eller -beskrivelser og resultatet af undersøgelses- og behandlingsforløb. Materialet skal dog have betydning for diagnose, behandling eller observationer.

Et behandlingssted skal behandle et ønske om aktindsigt inden 7 arbejdsdage. Behandlingsstedet skal give besked om grunden, hvis de ikke kan overholde fristen. Behandlingsstedet skal også oplyse, hvornår de forventer at afgøre sagen.

Et behandlingssted skal gemme en journal i mindst 10 år efter, at der sidst blev skrevet i den.

Vores resultat

Vi vurderer, at der er grundlag for at kritisere Behandlingssted A for den måde, de har behandlet dit ønske om aktindsigt på.

Vi har lagt vægt på, at:

• du bad om aktindsigt den 14. maj 2024.
• Behandlingssted A i forbindelse med skifte af klinikkens elektroniske system ikke havde adgang til tidligere journaler.
• Behandlingssted A derfor ikke kunne give dig aktindsigt i din journal.
• Behandlingssted A imidlertid ikke svarede dig inden for fristen på 7 arbejdsdage.

Behandlingssted A har derfor ikke overholdt reglerne om aktindsigt.

Vi vurderer også, at der er grundlag for at kritisere Behandlingssted A for den måde, de har opbevaret din journal på.

Vi har lagt vægt på, at:

• Behandlingssted A burde have opbevaret din journal, da der ikke er gået 10 år, siden du modtog behandling.
• Behandlingssted A bør sikre en backup af journalen, inden den bliver overført til et nyt elektronisk journalsystem, og inden der bliver lavet indgribende ændringer.
• det er i strid med reglerne, at Behandlingssted A ikke længere har oplysningerne.

Behandlingssted A har derfor ikke overholdt reglerne om opbevaring.

Afsluttende bemærkninger

Behandlingssted A har oplyst, at de er i kontakt med systemudbyderen om genskabelse af journalen. Hvis det lykkes at genskabe journalen, har du ret til aktindsigt heri.

Regler

Vi har afgjort sagen efter:

Love og bekendtgørelser

Bekendtgørelse nr. 962 af 16. august 2024 af lov om klage- og erstatningsadgang inden for sundhedsvæsenet (klage- og erstatningsloven):

• § 1, stk. 2, om klager over aktindsigt

Bekendtgørelse nr. 1015 af 5. september 2024 af sundhedsloven:

• § 37, stk. 1, om retten til aktindsigt
• § 38, stk. 1, om tidsfristen for aktindsigt

Bekendtgørelse nr. 1008 af 29. august 2024 af lov om autorisation af sundhedspersoner og om sundhedsfaglig virksomhed (autorisationsloven):

• § 21 om journalføring
• § 25 om opbevaring af journaler